Abstracte illustratie van losse bestanden die samenkomen in één centraal dossier dat doorstroomt naar facturatie

In veel kleine dienstverlenende bedrijven draait het echte werk om mensen, niet om software. De zorg, het contact, het vakmanschap: daar gaat de aandacht naartoe. De administratie eronder leeft intussen vaak in één Excel-bestand op één computer. Zolang alles goed gaat, valt dat niemand op.

Tot er twee mensen tegelijk in dat bestand willen. Of tot iemand zich afvraagt welke versie nu de juiste is. In de uitvaartsector, waar elk dossier letterlijk om een familie en een afscheid draait, is die twijfel het laatste wat je kunt gebruiken.

De opdracht

Uitdaging

Alle dossiergegevens leefden in één Excel-bestand op één computer. Samenwerken kon niet, kopieën gingen rond en uit datzelfde dossier moesten documenten en facturen handmatig worden samengesteld.

Aanpak

We zetten het dossier om naar één gedeelde, online plek en bouwden er een eenvoudige applicatie omheen, met een rechtstreekse koppeling naar het facturatieplatform.

Resultaat

Eén betrouwbare bron, voor iedereen bereikbaar. Documenten en facturen rollen automatisch uit het dossier, met minder fouten en meer tijd voor de families.

Meetbare resultaten

1 Eén bron

Eén centraal dossier, geen losse bestanden

2 Realtime

Gelijktijdig samenwerken, altijd de juiste versie

3 Automatisch

Documenten en facturen rechtstreeks vanuit het systeem

Een kleine, familiale uitvaartonderneming met een uitgesproken menselijke aanpak. Geen schermen aan de intaketafel, wel persoonlijk contact. Het bedrijf wilde zijn administratie moderniseren zonder die eigenheid te verliezen, en stapte daarvoor over van losse Excel- en Word-bestanden naar een gedeelde, online manier van werken.
Het hart van de werking was de begrafenisfiche: één Excel-bestand met alle gegevens van een dossier. Dat bestand stond op één locatie, dus konden medewerkers er niet samen aan werken. Kopieën gingen rond en niemand wist altijd zeker welke versie klopte. Uit datzelfde dossier moesten daarna documenten en facturen handmatig in Word worden samengesteld, telkens opnieuw, met risico op fouten en dubbel werk. De administratie kostte tijd die eigenlijk naar de families had moeten gaan.
We begonnen waar de pijn het grootst was: het dossier zelf. Eerst zetten we de begrafenisfiche over naar een gedeeld, online dossier met één betrouwbare versie, waar meerdere mensen tegelijk en van overal aan kunnen werken. Daarna bouwden we daar een eenvoudige applicatie omheen, met invulschermen die helpen om gegevens correct en volledig in te voeren. Vanuit dat ene dossier worden documenten nu automatisch opgemaakt. Als sluitstuk legden we een rechtstreekse koppeling met het facturatieplatform, zodat een afgerond dossier vanzelf de juiste factuur oplevert. Digitaliseren waar het helpt, zonder iets te veranderen aan het persoonlijke contact.
Waar de gegevens vroeger verspreid zaten over bestanden en kopieën, is er nu één plek waar alles samenkomt, altijd actueel en voor iedereen bereikbaar. Documenten en facturen rollen automatisch uit het dossier, zonder overtypen en met veel minder kans op fouten. De facturatie sluit nu naadloos aan op het werk dat al gedaan is. Voor het team betekent dat vooral rust: niet meer zoeken naar de juiste versie, niet meer bang zijn iets te vergeten. De vrijgekomen tijd gaat opnieuw naar de families.