Wanneer groeien en meten geen gelijke tred houden
Veel organisaties die groeien weten achteraf pas wat ze hebben gepresteerd. Ze kijken in de achteruitkijkspiegel: aan het einde van de maand, wanneer de loonadministratie is afgesloten, wordt duidelijk of iemand teveel of te weinig heeft gewerkt. Tegen die tijd is ingrijpen al te laat. Dat is geen uitzondering. Het is de regel voor organisaties die hun groei niet evenredig hebben laten vergezellen door betere meetinstrumenten.
Twee systemen bevatten elk een deel van de puzzel: contractuele werkschema's in het HR-platform, verlof en tijdregistratie in de projecttool. Maar niemand kon zeggen wat het saldo was. Structurele overbelasting bleef onzichtbaar.
HighGround bouwde een dagelijkse geautomatiseerde berekening die contractuele uren, afwezigheid en tijdregistratie combineert. De logica houdt rekening met wisselende werkschema's, contractwijzigingen en feestdagen per medewerker.
Management ziet dagelijks wie overuren opbouwt of structureel minder presteert. Medewerkers kunnen hun eigen saldo raadplegen. Vroeg ingrijpen is voor het eerst mogelijk.
-
Het gaat om een dienstverlenend bedrijf met tientallen medewerkers dat werkt met een HR-platform voor loonadministratie en werkschema's, en een afzonderlijke projectmanagementtool voor tijdsregistratie en verlofbeheer. De organisatie is volop in groei en zoekt naar meer grip op de dagelijkse personeelsopvolging.
-
De twee systemen bevatten elk een deel van de informatie, maar wisselden die nooit automatisch uit. Contractuele werkschema's stonden in het ene platform, verlofregistraties en gewerkte uren in het andere. Niemand kon op een betrouwbare manier bepalen hoeveel uren een medewerker die maand had moeten presteren, laat staan of er een positief of negatief saldo was. Structurele overbelasting bleef daardoor onzichtbaar tot het te laat was. Medewerkers zelf hadden evenmin zicht op hun eigen urensaldo.
-
HighGround bouwde een geautomatiseerde dagelijkse berekening die per medewerker en per dag de contractuele uren bepaalt op basis van het werkschema in het HR-platform. De logica houdt rekening met wisselende week- en weekpatronen, contractwijzigingen die midden in een maand ingaan, en feestdagen die alleen worden meegeteld als ze vallen op een dag waarop de medewerker contractueel werkt. Van die contractuele uren worden de geregistreerde afwezigheidsuren afgetrokken, ongeacht het type verlof. Het resulterende saldo wordt dagelijks bijgewerkt en ontsloten via één centrale databron waarop alle dashboards en rapportages kunnen aansluiten.
-
Het management beschikt voor het eerst over een actueel en betrouwbaar overzicht van wie overuren opbouwt en wie structureel minder presteert dan verwacht. Dat maakt vroeg bijsturen mogelijk, voor een situatie onhoudbaar wordt. Medewerkers kunnen voortaan hun eigen urensaldo raadplegen, wat transparantie en vertrouwen vergroot. De zaakvoerder hoeft niet langer te wachten op een maandelijks rapport om te weten of het team op koers ligt. Dat lijkt eenvoudig, maar het was het lang niet.
Herken je dit in je eigen organisatie?
Als je vermoedt dat je systemen de data al bevatten, maar dat niemand er iets mee doet, is dat vaak het juiste startpunt. Laten we kijken wat er mogelijk is.
