De mythe ontkracht: zo inventariseer je bedrijfsprocessen zonder massa's werk
"We moeten onze processen eens uitschrijven." Het is een zin waar vele zaakvoerders van rillen omdat er nog steeds de perceptie heerst dat dit een project van maanden wordt met een creatie van eindeloze mappen vol met tekst. Tellen we daarbij de uren op die het team hiervoor moet investeren en de moed zakt volledig in de schoenen.
Bij HighGround zien we dat anders. Natuurlijk vraagt procesinventarisatie tijd, maar de kunst is om die tijd efficiënt te gebruiken. In een wereld waar AI de plak zwaait, is een gedocumenteerd proces niet langer een 'nice-to-have', maar de brandstof voor je groei. Zonder proces weet je AI immers niet wat hij moet doen.
Om jou te helpen efficiëntie te brengen in deze tijdsbesteding, hebben we enkele tips opgesomd die laagdrempelig toe te passen zijn zonder extra administratieve overload te creëeren:
1. Start altijd high-level
Verlies je niet in de details. Leg de focus op jouw businessmodel dat het meeste omzet genereert en breng dit high level in kaart. Dit geeft onmiddellijk inzicht in hoe en waar de waarde in je bedrijf stroomt en wat je in elke fase wil bereiken.
“HighGround Tip: Wij ontwikkelden een specifieke workshop die in slechts 3 uur je volledige high-level operationeel proces in kaart brengt.”
2. Eet de olifant in stukjes
Je hoeft niet je hele bedrijf in één keer te inventariseren. Zodra je de high-level structuur hebt, pak je het stap per stap aan. Begin daar waar de meeste workload, overhead of frustratie zit. Dat is waar je de snelste winst boekt.
3. Spreek met de experts (je medewerkers)
De zaakvoerder weet vaak hoe het proces zou moeten gaan, maar de medewerker weet hoe het echt gaat. Ga de werkvloer op, observeer en stel vragen. Laat hen vertellen wat ze doen en in welke volgorde.
4. Record, don’t type
Dit is de ultieme tijdbespaarder: neem het gesprek op. Stop met driftig meeschrijven terwijl iemand spreekt. Door het gesprek op te nemen, blijft alle nuance bewaard en kun je de interactie volledig aangaan zonder afgeleid te worden door je kladblok.
5. Laat AI het zware werk doen
Ga niet zelf urenlang transcripties zitten uittypen. Gebruik AI-tools om je opnames om te zetten in tekst en laat de AI direct een eerste draft van je procesdocumentatie maken. Dit versnelt het proces exponentieel en zorgt voor een tekstuele basis die later weer makkelijk door AI-systemen te interpreteren is.
6. Focus op 'waarom' en 'resultaat', niet op volume
Lange lappen tekst worden niet gelezen. Houd je documentatie beknopt. Het is veel belangrijker dat je team begrijpt waarom een stap gezet wordt en wat het beoogde resultaat is, dan dat elke muisklik beschreven staat.
7. Maak van je proces een afspraak
Documentatie is geen vrijblijvend advies; het is een vormafspraak. Het is de standaard waarop je samenwerkt. Zorg dat dit duidelijk gecommuniceerd wordt zodat iedereen volgens dezelfde blauwdruk opereert.
8. Delegeer het eigenaarschap
Als zaakvoerder hoef je niet de enige proceseigenaar te zijn. Duid mensen binnen je organisatie aan die verantwoordelijk zijn voor het up-to-date houden en het goed verlopen van specifieke processen. Dit creëert draagvlak en borging.
9. Maak het toegankelijk (je eigen 'Interne Google')
Verstop je processen niet in diep begraven mappen. Bouw een centrale plek, zoals een intranet of interne webpagina. Combineer dit met een AI Support Agent die vragen in gewone taal kan beantwoorden (bijv. "Hoe start ik een nieuw klantendossier op?"). Zo is de kennis altijd binnen handbereik.
10. Gebruik je procesdocumentatie als AI-voeding
Onthoud: een gedocumenteerd proces is de perfecte briefing voor je AI-initiatieven. Als je weet hoe je proces loopt, weet je exact waar AI taken kan overnemen of versnellen. Je proces is de blauwdruk voor je digitale transformatie.
